Polityka prywatności

Polityka Prywatności

Polityka Prywatności

I. Postanowienia Ogólne

1. Polityka prywatności określa, jak zbierane, przetwarzane i przechowywane są dane osobowe Użytkowników niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem serwisu internetowego www.biuroelmag.com (dalej: Serwis).

2. Serwis zbiera wyłącznie dane osobowe niezbędne do świadczenia i rozwoju usług w nim oferowanych.

3. Dane osobowe zbierane za pośrednictwem Serwisu są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r.

II. Administrator Danych

Administratorem danych osobowych zbieranych poprzez Serwis jest Firma Usługowa „EL-MAG” Magdalena Mysona, adres: Do Huty 17, 33-100 Tarnów, NIP: 8721967570, REGON: 180394491, adres poczty elektronicznej: sekretariat@biuroelmag.com (dalej: Administrator).

III. Cel Zbierania Danych Osobowych

1. Dane osobowe wykorzystywane są w celu:

  • rejestracji konta i weryfikacji tożsamości Użytkownika,
  • umożliwienia logowania do Serwisu,
  • komunikacji z Użytkownikiem (formularz kontaktowy),
  • wysyłki newslettera (po wyrażeniu zgody Użytkownika na jego otrzymywanie),
  • świadczenia usług społecznościowych,
  • promocji oferty Administratora, w tym usług,
  • marketingu, remarketingu, afiliacji,
  • personalizacji Serwisu dla Użytkowników,
  • działań analitycznych i statystycznych,
  • integracji z narzędziami zewnętrznymi (np. platformy CRM, systemy zarządzania projektem),
  • windykacji należności związanych z usługami ,
  • ustalenia i dochodzenia roszczeń albo obrony przed nimi w ramach świadczonych usług.

2. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy albo skorzystania z innych funkcjonalności Serwisu.

IV. Rodzaj Przetwarzanych Danych Osobowych

Administrator może przetwarzać dane osobowe Użytkownika, w tym:

  • imię i nazwisko,
  • data urodzenia,
  • adres zamieszkania,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • NIP,
  • dane związane z korzystaniem z usług, takie jak dane logowania do systemów, adres IP, dane o aktywności w systemach IT,
  • dane przekazywane za pośrednictwem systemów CRM (np. historia kontaktu, zapytania dotyczące usług),
  • dane związane z korzystaniem z narzędzi analitycznych i marketingowych (np. dane o preferencjach użytkownika, zachowaniach na stronie internetowej),

V. Okres Przetwarzania Danych Osobowych

Dane osobowe Użytkowników będą przetwarzane przez okres:

  • gdy podstawą przetwarzania danych jest wykonanie umowy – przez cały okres trwania umowy oraz po jej zakończeniu do momentu przedawnienia roszczeń związanych z wykonaniem umowy, w tym roszczeń dotyczących usług (termin przedawnienia wynosi 6 lat, a w przypadku roszczeń o świadczenia okresowe – 3 lata),
  • gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda – do momentu jej odwołania, a po odwołaniu zgody dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do przedawnienia roszczeń, w tym przez czas trwania gwarancji na usługi,
  • gdy dane są przetwarzane w celach marketingowych i analitycznych (np. w ramach działań remarketingowych lub korzystania z narzędzi analitycznych) – dane będą przechowywane do czasu wycofania zgody na przetwarzanie tych danych lub do momentu zakończenia świadczenia usług marketingowych,
  • gdy dane są przetwarzane w celu świadczenia usług.

VI. Udostępnianie Danych Osobowych

1. Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane:

  • podmiotom powiązanym z Administratorem w celu realizacji działań administracyjnych, księgowych i operacyjnych,
  • dostawcom wtyczek i narzędzi zintegrowanych z Serwisem, takich jak narzędzia analityczne, systemy zarządzania newsletterami czy systemy komentarzy,
  • firmom obsługującym e-płatności w celu realizacji transakcji,
  • firmom kurierskim i pocztowym w celu dostarczania przesyłek,
  • kancelariom prawnym i firmom windykacyjnym w przypadku konieczności dochodzenia lub obrony roszczeń,
  • organom publicznym, jeśli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

2. W przypadku korzystania z dostawców usług poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), Administrator zapewni odpowiedni poziom ochrony danych, zgodnie z wymogami przepisów o ochronie danych osobowych, w tym poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

3. Dane osobowe Użytkowników są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

VII. Prawa Użytkowników

1. Użytkownik Serwisu ma prawo do:

  • dostępu do treści swoich danych osobowych,
  • sprostowania (poprawienia) swoich danych osobowych,
  • usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”),
  • ograniczenia przetwarzania danych,
  • przenoszenia swoich danych do innego administratora w formacie ustrukturyzowanym,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingowe lub wynikającego z uzasadnionych interesów Administratora,
  • cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
  • żądania informacji o podmiotach, którym dane osobowe zostały przekazane.

2. W celu skorzystania z któregokolwiek z powyższych praw, Użytkownik może przesłać zgłoszenie na adres e-mail sekretariat@biuroelmag.com lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

3. Administrator dołoży wszelkich starań, aby spełnić żądanie Użytkownika niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu jednego miesiąca od jego otrzymania. W przypadku skomplikowanego charakteru żądania termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Użytkownik zostanie poinformowany.

4. Użytkownik ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy prawa.

5. W przypadku korzystania z narzędzi i wtyczek zewnętrznych (np. systemów analitycznych, live chat, newsletter), Administrator umożliwia Użytkownikowi dostęp do szczegółowych informacji o przetwarzaniu danych w ramach tych narzędzi, a także o możliwości realizacji swoich praw w tym zakresie.

VIII. Polityka Plików Cookie

Niniejsza Polityka Plików Cookie wyjaśnia, czym są pliki cookie, w jaki sposób są używane w naszym Serwisie oraz jakie masz możliwości zarządzania plikami cookie, zgodnie z przepisami prawa, w tym RODO oraz unijną dyrektywą o e-prywatności.

1. Czym są pliki cookie?

Pliki cookie to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu (np. komputerze, tablecie lub smartfonie) podczas korzystania z Serwisu. Umożliwiają one prawidłowe działanie strony, personalizację treści, analizę ruchu w Serwisie oraz zapewnienie odpowiednich funkcji na stronie.

2. Jakie pliki cookie wykorzystujemy?

W naszym Serwisie wykorzystujemy następujące rodzaje plików cookie:

  • Cookie niezbędne: Są wymagane do prawidłowego działania Serwisu, np. obsługi logowania, formularzy kontaktowych oraz zapewnienia bezpieczeństwa strony. Te pliki cookie są niezbędne do funkcjonowania strony.
  • Cookie funkcjonalne: Pozwalają na zapamiętywanie Twoich preferencji i ustawień, takich jak wybór języka, układ strony czy preferencje użytkownika, aby zapewnić lepsze doświadczenie użytkownika.
  • Cookie analityczne: Wykorzystywane do analizy ruchu w Serwisie, poprawy jego funkcjonalności oraz dostosowania treści do potrzeb użytkowników. Do takich plików cookie należy narzędzie analityczne zintegrowane przez wtyczkę Site Kit od Google.
  • Cookie podmiotów trzecich: Używane przez wtyczki i narzędzia zainstalowane na naszej stronie, w tym wtyczki, które przechowują pliki cookie w celu poprawy funkcji strony. Wykorzystywane przez nas wtyczki i narzędzia to:
    • Animate It!: Używa plików cookie do przechowywania preferencji dotyczących animacji CSS3.
    • Contact Form 7: Używa plików cookie do obsługi formularzy kontaktowych i przechowywania danych sesji.
    • CF7 Google Sheet Connector: Używa plików cookie do przesyłania danych formularzy do arkuszy Google.
    • CF7 Views: Używa plików cookie do przechowywania informacji o wysłanych formularzach w frontendzie.
    • Flamingo: Przechowuje pliki cookie związane z przechowywaniem wiadomości wysyłanych przez formularze Contact Form 7.
    • Jetpack Boost: Używa plików cookie do poprawy wydajności strony internetowej i ładowania zasobów.
    • NitroPack: Używa plików cookie do optymalizacji wydajności strony, takich jak cache i CDN.
    • Real Cookie Banner (Free): Używa plików cookie do uzyskania zgody użytkownika na pliki cookie i dostarcza informacji prawnych zgodnie z RODO i dyrektywą o e-prywatności.
    • Site Kit od Google: Używa plików cookie do integracji z usługami Google, takimi jak Google Analytics, Google Ads, i inne narzędzia Google.
    • Tawk.to Live Chat: Używa plików cookie do przechowywania sesji użytkowników w celu umożliwienia funkcji czatu na żywo.
    • WP Go Maps (formerly WP Google Maps): Używa plików cookie do przechowywania ustawień map Google i lokalizacji.
    • Yoast SEO: Może przechowywać pliki cookie związane z optymalizacją SEO, takie jak dane o ruchu na stronie oraz zapamiętywanie preferencji.

3. Jak zarządzać plikami cookie?

Zgodnie z przepisami prawa, przed zapisaniem jakichkolwiek plików cookie na Twoim urządzeniu, wymagamy uzyskania Twojej zgody, chyba że pliki cookie są niezbędne do prawidłowego działania strony. Możesz zarządzać plikami cookie w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej, blokując lub usuwając pliki cookie. Pamiętaj jednak, że ograniczenie stosowania plików cookie może wpłynąć na działanie Serwisu i niektóre funkcje mogą być niedostępne.

4. Informacje dodatkowe

Niektóre pliki cookie są zarządzane przez podmioty trzecie, takie jak dostawcy wtyczek używanych w naszym Serwisie. Informacje na temat polityki plików cookie tych podmiotów są dostępne na ich stronach internetowych. Przykładowo:

W przypadku pytań dotyczących naszej Polityki Plików Cookie prosimy o kontakt pod adresem e-mail: sekretariat@biuroelmag.com.

IX. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji i Profilowanie

1. Dane Użytkowników nie mogą być przetwarzane w zautomatyzowany sposób, w tym poprzez profilowanie, tak, aby na skutek tego mogły zapaść jakiekolwiek decyzje wobec nich.

2. Dane Użytkowników mogą być profilowane celem dostosowania treści i personalizacji oferty po wyrażeniu przez nich zgody.

X. Wtyczki i Narzędzia Zewnętrzne

1. Google Analytics i Google Site Kit

Serwis korzysta z narzędzi takich jak Google Analytics oraz Google Site Kit, które umożliwiają analizowanie danych dotyczących ruchu na stronie i personalizowanie oferty. Narzędzia te gromadzą dane takie jak adres IP, typ przeglądarki, czas odwiedzin, źródło odwiedzin oraz inne dane statystyczne. Dane te mogą być przechowywane na serwerach Google, a Użytkownik ma prawo do wyrażenia zgody lub jej cofnięcia na ich przetwarzanie poprzez ustawienia cookies.

2. Tawk.to Live Chat

Serwis korzysta z wtyczki Tawk.to Live Chat do komunikacji z Użytkownikami. Wtyczka ta może zbierać dane takie jak adresy IP oraz dane kontaktowe użytkowników, którzy korzystają z funkcji live chat. Zbierane dane są wykorzystywane w celu zapewnienia sprawnej obsługi oraz odpowiedzi na zapytania użytkowników. Tawk.to może również przechowywać te dane na swoich serwerach.

3. Contact Form 7 oraz dodatki (CF7 Google Sheet Connector, CF7 Views, Flamingo)

Formularze kontaktowe wtyczki Contact Form 7 zbierają dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail oraz treść wiadomości. Wtyczka CF7 Google Sheet Connector przesyła te dane do arkuszy Google, a CF7 Views wyświetla dane przesyłane za pomocą formularzy na stronie. Wtyczka Flamingo przechowuje wiadomości w bazie danych. Wszystkie te wtyczki przetwarzają dane w celu umożliwienia kontaktu z użytkownikami.

4. Yoast SEO

Yoast SEO zbiera anonimowe dane o aktywności użytkowników na stronie, takie jak liczba odwiedzin, czas spędzony na stronie, kliknięcia w linki, w celu optymalizacji treści strony pod kątem SEO.

5. Popup Maker

Wtyczka ta zbiera dane dotyczące interakcji użytkowników z wyskakującymi okienkami, takie jak kliknięcia, czas spędzony na oknie oraz dane takie jak adres IP w celu analizy skuteczności pop-upów.

6. Real Cookie Banner

Wtyczka ta umożliwia zbieranie zgód użytkowników na pliki cookies. Przechowuje dane o statusie zgody użytkowników i zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi plików cookies.

7. Jetpack Boost i NitroPack

Te wtyczki zbierają dane związane z wydajnością strony, takie jak czas ładowania strony, liczba odwiedzin, adresy IP użytkowników, w celu optymalizacji prędkości działania strony.

8. Site Kit od Google

Wtyczka ta gromadzi dane analityczne o ruchu na stronie, w tym dane użytkowników, adresy IP, które mogą być przechowywane na serwerach Google w celu optymalizacji i monitorowania wydajności strony.

XI. Przetwarzanie Danych Osobowych w Celach Kontaktowych (Cold Mailing, Cold Calling, Prospecting)

1. Cel przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników (osób kontaktowych w firmach) w celu kontaktowania się z nimi za pomocą zimnych e-maili (cold mailing) lub telefonów (cold calling) w ramach działań prospectingowych, czyli poszukiwania potencjalnych partnerów biznesowych oraz badania możliwości współpracy. Przetwarzanie danych osobowych w tym zakresie opiera się na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, którym jest poszukiwanie nowych możliwości biznesowych oraz nawiązanie kontaktu w celu badania potencjalnego zainteresowania współpracą.

2. Zgodność z przepisami PKE i RODO

Przetwarzanie danych osobowych w celach kontaktowych (w tym cold mailing i cold calling) odbywa się zgodnie z Artykułem 398 PKE oraz przepisami RODO. Przesyłanie niezamówionej korespondencji elektronicznej (cold mailing) oraz wykonywanie niezamówionych połączeń telefonicznych (cold calling) w celach kontaktowych (B2B) jest dozwolone, jeżeli spełnione są następujące warunki:

  • Brak sprzeciwu: Administrator może wysyłać zimne e-maile i wykonywać cold calling do osób, które pełnią funkcje reprezentacyjne w firmach, pod warunkiem, że dane te zostały pozyskane zgodnie z przepisami prawa (np. z publicznie dostępnych źródeł, takich jak strony internetowe, portale branżowe, czy platformy społecznościowe) oraz osoba kontaktowa nie wyraziła sprzeciwu wobec tego rodzaju komunikacji.
  • Ograniczenie celu: Kontakt ma na celu jedynie badanie możliwości współpracy i nie obejmuje przedstawiania oferty handlowej czy ofert sprzedaży.
  • Przejrzystość komunikacji: Każdy kontakt (e-mail, telefon) jasno informuje użytkowników o celu komunikacji, którym jest nawiązanie współpracy, oraz o prawie do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.

3. Artykuł 398 PKE

Zgodnie z Artykułem 398 PKE, Administrator ma prawo wysyłać niezamówione wiadomości e-mail lub wykonywać połączenia telefoniczne w celach związanych z poszukiwaniem potencjalnych partnerów biznesowych, jeżeli:

  • Dane kontaktowe są publiczne: Administrator wykorzystuje dane kontaktowe uzyskane z publicznie dostępnych źródeł, takich jak strony internetowe, portale branżowe, a także platformy społecznościowe (np. LinkedIn).
  • Kontakt dotyczy działalności biznesowej: Kontakt nie ma charakteru oferty handlowej, a jedynie zapytania o możliwość nawiązania współpracy.

4. Wyjątki od wymogu zgody

Administrator może przetwarzać dane osobowe w celach prospectingowych bez uprzedniego uzyskania zgody, jeżeli:

  • Dane zostały pozyskane z publicznych źródeł: Dane kontaktowe, takie jak adresy e-mail czy numery telefonów, zostały pozyskane z ogólnodostępnych źródeł (np. strony internetowe firmy, profil na LinkedIn) i są wykorzystywane wyłącznie w celu badania możliwości współpracy.
  • Cel komunikacji: Komunikacja nie dotyczy oferty handlowej (np. przedstawienie ceny, promocji), lecz ma charakter zapytania o możliwość współpracy. Celem kontaktu jest wstępne zapytanie o możliwość współdziałania, a nie oferta sprzedaży.
  • Brak sprzeciwu ze strony odbiorcy: Osoba kontaktowa w firmie nie wyraziła sprzeciwu wobec kontaktu.

5. Prawa użytkownika

Prawo do sprzeciwu: Każda osoba kontaktowa (np. osoba pełniąca funkcję w firmie) ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w celach związanych z prospectingiem B2B w dowolnym momencie. Administrator niezwłocznie zaprzestaje dalszego kontaktu w przypadku wniesienia sprzeciwu. Sprzeciw może zostać zgłoszony np. poprzez odpowiedź na e-mail lub telefonicznie.

Wycofanie zgody: Zgoda na kontakt (jeśli była wymagana) może być wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania danych osobowych przed jej wycofaniem.

6. Dostępność danych kontaktowych

Administrator wykorzystuje dane kontaktowe pozyskane z publicznych źródeł, takich jak strony internetowe firm, LinkedIn, oraz inne dostępne bazy danych. W przypadku braku publicznych danych kontaktowych, Administrator może skontaktować się z firmą poprzez platformy społecznościowe (np. LinkedIn, Facebook) w celu zapytania o możliwość współpracy, jednak nie będzie to oferta handlowa ani sprzedażowa.

7. Przechowywanie danych

Dane osobowe przetwarzane w celach prospectingowych będą przechowywane tylko przez okres niezbędny do realizacji celów komunikacji biznesowej. Po upływie tego okresu dane będą usuwane lub anonimizowane.

8. Audyt i zgodność

Administrator zapewnia, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Artykułem 398 PKE oraz przepisami RODO. Regularnie przeprowadzane są audyty procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa.

XII. Postanowienia Końcowe

1. Administrator ma prawo do wprowadzenia zmian w Polityce prywatności, przy czym prawa Użytkowników nie zostaną ograniczone.

2. Informacja o wprowadzonych zmianach będzie dostępna w Serwisie, a Użytkownicy będą mieli możliwość zapoznania się z aktualną wersją Polityki prywatności zarówno w stopce strony, jak i poprzez odnośnik wyświetlający się przy pierwszym wejściu na stronę w ramach plików cookie. Dodatkowo, przed wysłaniem formularza, Użytkownicy zobowiązani są do zaznaczenia checkboxa potwierdzającego akceptację Polityki prywatności.

3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce prywatności obowiązują przepisy RODO oraz przepisy prawa polskiego.